L'impression centralisée pour réduire vos coûts -
Etudes de cas et interviews
Comment l'office des impôts de Hanovre divise ses coûts par deux sept millions de fois chaque année.
L'office des impôts de Hanovre
Les softwares dots ont été introduits à l'office des impôts de Hanovre dès l'année 2000. Un petit cercle d'employés pouvait ainsi envoyer ses travaux d'impression à la centrale d'impression par le biais de dots Cockpit JTX. Chaque travail d'impression était accompagné d'un bon de commande permettant de réguler les volumes et les coûts d'impression.
Le défi
L'extension du système à l'ensemble des employés n'était pas une tâche facile en raison de l'hétérogénéité de l'environnement IT de l'organisation. Nous nous sommes donc mis à l'oeuvre pour trouver une solutions qui permette d'intégrer les 12.000 employés de l'office des impôts de Hanovre à un système innovant d'impression digitale. Ce système devait s'adapter à l'infrastructure IT existante et permettre la gestion des utilisateurs via plusieurs bases de données LDAP.
La solution
C'est ainsi qu'un nouveau software a été créé : dots iSWT 3. Cette solution offre toutes les fonctionnalités déjà offertes par dots Cockpit JTX, mais comprend en plus un portail d'impression Web qui permet aux 12.000 employés de commander leurs travaux d'impression rapidement et facilement auprès de la centrale d'impression. Cette solution s'adapte ainsi à tous les systèmes d'exploitation.
L'intégration
C'est en 2007 que l'entreprise IQPrinting, entreprise distribuant les logiciels dots ainsi que d'autres systèmes d'impression, a intégré le logiciel iSWT 3 à l'infrastructure complexe de l'office des impôts de Hanovre. IQPrinting a été tout au long du processus l'interlocuteur de l'organisation sur place.
Quels profits ?
Environ 7 millions de pages par an sont désormais imprimées de manière professionnelle et efficace par la centrale d'impression, via les logiciels dots. Les coûts ont ainsi été diminués de moitié, car l'impression de chacune de ces 7 millions de pages coûte désormais moitié moins cher que si elle était imprimée sur une imprimante d'étage.
La flexibilité dans l'impression
Comment la Chambre de Commerce et d'Industrie de Hanovre fait des économies grâce au système central d'impression élaboré par dots Software.
La CCI de Hanovre regroupe plus de 110.000 entreprises dont environ 34.000 sont listées dans le registre de commerce. Ce sont autant de brochures, invitations à des séminaires et lettres que les employés de la CCI doivent produire : près de 200.000 pages sont produites par mois par leur centrale d'impression.
L'objectif de la CCI Hanovre était de flexibliser l'impression dans l'organisation en permettant à chaque employé d'imprimer sa brochure lui même. La CCI a donc fait l'acquisition de nouveau matériel de la companie Konica Minolta via un appel d'offres. Grâce à cette nouvelle technologie d'impression, la fiabilité a augmenté et les coûts ont diminué.
Grâce aux logiciels dots, le flux d'impression interne a par ailleurs été fortement optimisé. Les 80 employés de la CCI peuvent désormais imprimer directement leurs documents depuis de nombreux programmes, par exemple Microsoft Word, soit sur leur imprimante personnelle, soit en les envoyant à la centrale d'impression pour les travaux plus volumineux. Lorsque les travaux sont envoyés à la centrale, l'envoyeur peut choisir le nombre d'exemplaires et les options de finitions comme le pliage ou l'agrafage. Un bordereau de travail digital permet d'assurer le suivi de la commande et des coûts engendrés. L'employé de la centrale d'impression classe ensuite les travaux qu'il recoit pas ordre d'urgence puis les traite les uns après les autres. L'impression d'essai permet de s'assurer que le travail d'impression ne contient pas d'erreur.
„Notre Konica 7075 travaille au maximum de sa capacité, et nous envisageons déjà d'investir dans du nouveau matériel“, explique Ulrich Schulz, directeur du département IT de la CCI Hanovre.
Les logiciels dots ne restreignent en rien l'achat de matériel : ils peuvent en effet travailler avec les imprimantes Postscript de tous les fabricants d'imprimantes présents sur le marché.
Texte traduit de l'allemand, source : Rainer Hill et dots Software GmbH
