Dateiformate: Ein hartnäckiges Druckproblem und Lösungen von dots Software

Der folgende Text befasst sich mit den immer wiederkehrenden Problemen bei der Datenkonvertierung sowohl aus der Sicht eines Druckdienstleisters wie auch aus Sicht des Endanwenders. Gleichzeitig zeigen wir Ihnen, wie sich diese Probleme mit Hilfe unserer Softwareprodukte lösen lassen.

Anwendungsdaten fit für den Druck zu machen, ist eine immer wiederkehrende Herausforderung. Nur 25% aller eingehenden Druckaufträge kommen im PDF-Format in der Druckerei an (Quelle: Infotrend 2010). Ergänzen wir diese Zahl durch die Aufträge im Postscript-Format, die ebenfalls ohne weitere Formatierung verarbeitet werden können, dann können wir davon ausgehen, dass ⅔ aller Druckaufträge nachträglich bearbeitet oder konvertiert werden müssen. Das ist ein Problem, denn selbst eingehende PDFs müssen unter Umständen nachbearbeitet werden...

Aus der Perspektive eines Druckdienstleisters scheint die Lösung klar: Der Anteil der eingehenden Aufträge im PDF-Format muss erhöht werden. Doch man kann seinen Kunden kein Dateiformat aufzwingen. Denn oft fehlen die notwendige Zeit, die Qualifikation oder die richtigen Werkzeuge zur Erstellung druckreifer PDF-Dateien.

Kurz gesagt: Es ist schwierig bis unmöglich, die Kunden zum Versenden druckfähiger PDF-Dateien zu verpflichten. Wenn also weder die Nutzer noch die Geräte gezwungen werden können, Daten in einem festem Format zu drucken, dann ist ein wenig Magie notwendig.

Und hier kommt Software ins Spiel!

Dabei gibt es eine Reihe möglicher Lösungen:

• senden und konvertieren der Daten über einen virtuellen Drucker
• konvertieren der Daten während des Uploads
• prüfen eingehender PDF-Dateien auf ihre Druckreife (Preflight Check)

dots hat alle drei Lösungen im Portfolio. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, welche Möglichkeiten Sie haben.

Virtuelle Drucker

Diese Lösung wird vor allen von Hausdruckereien bevorzugt. Nach der Einrichtung der virtuellen Drucker JT Printer (für Printgroove JT Man) bzw. JT Web Printer (für Printgroove JT Web & Printgroove JT Suite) auf dem Computer der Endbenutzer können die virtuellen Drucker in allen Anwendungen über das Menü DATEI | DRUCKEN wie ein herkömmlicher Drucker ausgewählt werden. Die virtuellen Drucker konvertieren die Daten in einen druckbaren Auftrag und senden ihn zur weiteren Verarbeitung an unsere Anwendungen.

Vorteil: Druckbare Daten werden ohne Benutzerinteraktion erzeugt, alle benötigten Ressourcen wie Schriften, Logos und Bilder sind enthalten.

Mögliches Problem: Die Installation der virtuellen Drucker kann gegen IT-Richtlinien verstoßen.

Daten auf dem Server konvertieren

Für Printgroove JT Web und Printgroove JT Suite ist die Option JT Document Converter verfügbar, die den folgenden Workflow ermöglicht: Ein Anwender erzeugt ein Dokument mit einer Standardanwendung und speichert es im lokalen Dateisystem. Wenn der JT Document Converter auf dem Server installiert ist, ändert sich der Upload-Dialog in JT Web und bietet mehr hochladbare Formate an. So kann der Anwender sein Dokument direkt in JT Web hochladen, ohne es zuvor in ein PDF umwandeln zu müssen. Während des Uploads konvertiert der JT Document Converter das native Format in druckbare Daten.

Vorteil: Keine lokale Installation, kein Konflikt mit IT-Richtlinien

Mögliches Problem: Um alle nötigen Dateiformate zu verarbeiten, muss eine Kopie jeder Quellanwendung, die unterstützt werden soll, auf dem Server installiert werden. Ist eine Quellanwendung auf dem Server nicht installiert, wird das Format nicht akzeptiert.

Überprüfung eingehender PDF-Dateien (Preflight Check)

Selbst wenn Anwender Dokumente im PDF-Format liefern, können beim Druck aufgrund von fehlenden Schriften, zu geringer Auflösung des Bildmaterials oder enthaltener Transparenzen Probleme auftreten. Printgroove JT Web und Printgroove JT Suite bieten deshalb einen Preflight Check, d.h. die Überprüfung der Dokumente auf die oben genannten Probleme, an.

Vorteil: Die häufigsten Fehler in PDF-Dokumenten können vermieden werden.

Mögliches Problem: Voraussetzung ist natürlich, dass die Anwender bereits PDF-Dokumente liefern, denn eine Konvertierung findet hier nicht statt. Auch werden entdeckte Probleme nicht automatisch behoben. Dies muss entweder durch den Anwender oder den Druckdienstleister erfolgen.

Probleme mit Dateiformaten werden bleiben

Die Notwendigkeit, eingehende Aufträge zu konvertieren oder zu bearbeiten, wird bleiben, aber die Komplexität des Prozesses kann durch Software deutlich verringert werden. Der Einsatz von Software löst eine Menge verbreiteter Probleme für den Druckdienstleister wie den Anwender, schafft damit Benutzerakzeptanz auf beiden Seiten und erhöht die Produktivität.